左：朱様、右：松本様
ソホビービー株式会社はSalesforceや自社開発AIプラットフォーム『HAMPANAI AI』の導入事業など、要件定義から保守まで一気通貫でお客様のDX化を支援するサービスを提供しています。
同社ではShared Meeを2023年3月より導入いただき、採用管理から人事評価業務において、Shared Meeを活用いただいております。
今回はShared Mee導入にあたって、採用管理、人事評価において、抱えていた課題やShared Mee導入後の効果や期待を同社の代表取締役 朱様、人事採用部 部長の松本様にお聞きしました。
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定着化という観点からSalesforceプラットフォーム上で動くことが決め手に
――Shared Meeを導入したきっかけは何でしたか？
松本様：2022年11月に開催されたSWTT（※）に参加した際にShared Meeのブースに立ち寄ったのがきっかけです。
当時、採用管理や社員の評価管理をそろそろ見直すタイミングに来ているのかなという話が社内で挙がっていました。
そのタイミングでShared Meeの説明を受けて、興味を持ちました。
製品概要を聞いたとき、普段見慣れているSalesforceの画面という事で親近感を持っていることもあって、採用管理や、人事評価の管理を直感的に操作できるのが良いなと感じました。
※SWTT……Salesforce World Tour Tokyoの略。株式会社セールスフォース・ジャパンが主催するイベント。
セールスフォース・ジャパン社やSalesforceのコンサルティングパートナーらが新製品のリリースや新サービスを紹介する国内最大規模のイベント。
――Shared Meeを知ってから、導入に至るまでの経緯を教えてください
松本様：機能面においては私たちがやりたいと思っていたことがShared Meeで出来るというところがすごいなと思いました。
Shared Meeと並行して、他社製品も検討していたのですが、ちょっとピンとこなかったり、導入というイメージが持てなかったり、金額面で合わないところがありましたし、特に新しいシステムを使う場合、システムの構築や社員への定着化というのがスムーズにできるイメージがつきづらかったです。
その点、Shared MeeはSalesforceのプラットフォーム上で動いている点で実際に使う社員の定着化もスムーズにできそうだなと思いました。
また、他の製品だと、人事評価と採用管理が別々になっていることが多く、Shared Meeが人事評価と採用管理を一つのシステムでできることも魅力的で、決め手の一つでした。
Excelでの運用では採用管理、人事評価を一元管理できていなかった
――Shared Mee導入前の採用管理と人事評価に関する課題を教えてください
松本様：2年ほど前から、人事評価自体を本格的に導入し始めました。人事評価の運用はExcelでアナログな管理をしていました。
Excelの管理だと、人事評価を管理している人事側も人事評価を入力する社員側もやりづらく、かなり工数がかかっていました。
採用管理に関しても多国籍な方々を採用しているため、採用媒体が増えていき、採用媒体ごとに採用候補者のデータが保存されていて、一元管理できていませんでした。
ステークホルダーへの採用候補者に関する情報の共有が簡単に
――採用業務においてShared Meeを利用してみてのご感想はいかがでしょうか？
松本様：採用管理に関しては採用候補者の情報を登録してShared Meeで管理をしています。
面接の履歴が全て残りますし、面接時の質問事項などもテンプレートとして面接を行う際に表示してくれるため、聞き忘れや聞き漏れなどがありません。
また一次面接、二次面接とそれぞれの面接官に応募者の情報や評価が共有できるという点もとても便利だと感じております。
朱様：現在は採用業務を一人で行なっておりますが、今後採用する人数が増えていくと採用業務に関わる人数も増えていきますので、採用者に関する情報の共有はより大事になっていきます。
今までは、松本が自身のPCのローカルで履歴書の管理を行っておりましたが、
今後他の社員も採用候補者の情報を見ることができるような環境を整えていく必要があると考えたときに、Salesforceのプラットフォームを利用しているShared Meeが最適であると考えました。
また、今回のシステム導入を決定したことで、非常に大変な作業となりましたが結果的に採用活動や人事評価業務自体を見直す良い機会となりました。
――Shared Mee導入後に採用管理において、変化したことをお聞かせください
朱様：新卒や中途ごとに提出が必要な書類や確認事項をチェックできるようになったのは助かっております。
特に外国籍の方は日本在住の場合と海外在住の場合で必要な書類が変わってきますので、それら提出が必要な書類のリストを事前にシステム側に登録をしてチェックリストを用意することで、提出漏れのチェックができるようになりました。
また、面接や試験の結果を横並びで確認することができるようになったことで、その人の持つ特徴や強みを発見することができるようになりました。
今後は毎月4〜5名程度、採用人数を増やしていきたいと考えておりますが、採用人数が増えていったときに極力手動でのデータ入力を減らしていきたいと考えております。
そのためには、自社でShared Meeのカスタマイズをして採用チャネルごとに採用候補者自身 に情報を入れてもらえるような仕掛けを作りたいと考えております。
導入をきっかけに、人事評価制度の見直しを実施
――導入前はどのようにして、人事評価を行っておられたのでしょうか？
松本様：今まではExcelのフォーマットに会社の目標を複数記載した上で、社員に共有をしておりました。
その中から社員自身が自身に合った目標を選択し、今期の目標として提出をしてもらっておりました。
朱様：社員自らが目標を設定する仕組みとなっていたので、達成難易度の低い目標を設定していたほうが人事評価の面で見ると有利な状態になっておりました。
そのため、社員から相談がある度に私のほうで評価の調整を行う必要がありました。
――人事評価制度の見直しをされたとのことですが、大変だったと感じた点をお聞かせください
松本様：Excelでの評価管理では評価の基準を明確にできていなかった分、基準を明確にしなければならないところがやはり一番大変でした。
評価者によって、評価が変わってしまわないように整合性が取れた評価基準を作ることが一番苦労した点です。
朱様：貴社から人事評価に関する評価表のテンプレートや業種ごとの評価基準はどうなっているのかというような情報を共有いただき、人事評価の見直しをサポートしていただきました。
――最終的にはどれくらいの数の評価表が完成しましたか？
松本様：新卒/中途のエンジニア、エンジニアマネージャー、営業マネージャーと営業の一般社員、法務会計、人事の7パターンです。
評価表一覧(7パターン)の図
今後は組織の拡大と合わせて、評価表の種類を増やしていく予定です。
人事評価制度の見直しで、社員との信頼を構築
――今後活用していくにあたって、期待している効果などはございますか？
松本様：わかりやすく人事評価が出来るようになると思いますので、人事評価の説得性が上がっていくと思われます。
社員はこれまでの属人化した評価ではなく、公平な評価として受け止められるようになっていくと思っております。
その結果、評価を上げるために「こんな風に頑張っていこう」と社員が前向きに考えるようになることを期待しております。
また、採用業務においては過去のデータを生かした採用計画を行っていきたいと考えています。
近年、採用自体が非常に難しくなっているという感覚があります。
そのためより効率的な採用活動を行うことが求められており、その一つの手段として過去データの活用があります。
Shared Meeではその年の採用計画ごとにデータを蓄積できるので、そういったデータを活用していきたいと今後考えております。
朱様：人事評価制度を整えることによって、社員に対して会社が努力している姿勢を見せることができるようになると感じております。
今までの非効率的なExcelでの管理と比べ会社としての前進を社員に感じてもらえるのでは、と思っております。
また人事評価は給与にも影響しますので、今回のShared Meeの導入を機に、公正な人事評価ができるようになると思います。
その結果社員のモチベーションが上がり、最終的には売上にも繋がっていくのかなと考えております。
明確な人事評価制度が採用活動に良い影響を与える
――制度を見直したことで採用活動にも良い影響があったとのことですが、具体的にお聞かせください
朱様：採用面接をする際に、採用候補者から「評価制度はどのようになっていますか？」とよく聞かれるのですが、今回のShared Mee導入によって見直された人事評価制度があるため、明確に答える事ができるようになりました。
そういった意味で、人事評価を構築することによって採用業務にも良い影響を与えられることを期待しております。
※掲載内容は2023年7月取材当時のものです。
