ITコンサルティング会社様

評価に必要な情報をShared Meeで一元管理！
評点の均一化・相対評価・効率化など、評価管理の問題を解決！

社名: ITコンサルティング会社
業種: システム開発・クラウド事業
製品/サービス: Shared Mee

導入先企業様について

私たちは、最新のクラウド技術を利用した各種アプリケーションサービスを提供している企業。提案からシステム導入、運用、アフターフォローまで一括サポートをしています。

Shared Mee導入前はどのような運用をしていたのでしょうか？

以前は全社員約160名分の評価表をExcelで管理しており、組織や評価基準に変更が生じた場合にはその都度Excelのシートを追加作成したり、フォーマットを手作業で修正したりしていました。具体的には、個人の評価表は事業部ごとにまとめて提出してもらい、フォルダに保管していく運用方法です。また、採用活動においては、面接終了後、面接官同士の選考結果や評価の共有はメールでのやりとりで運用していました。

Shared Mee導入前はどのような課題・お悩みをお持ちだったのでしょうか？

社員評価においては、前回の評価や同じ役職の社員評価と比較する時に過去のExcelファイルを探し出す手間と、１つ１つの評価内容を照らし合わせて確認する手間が生じており、情報を探すのが大変でした。採用面談においては、面接官によって質問内容や会話の内容に多少のばらつきが出てしまい採用基準・評価ポイントを均一化できていないので課題に感じていたのと、面接時の評価はメールのみでのやりとりで記録に残していないため「振り返りたいときには思い出せない」といった状況がありました。

Shared Meeをどのように活用しているのでしょうか？

社員評価においては、社員が自己評価シートを記入し、その自己評価に対して上長、事業部長、役員と順番に評価をつけていく、という流れで運用し始めました。評価項目は会社独自の指標があり、全部で約140ほど細分化して項目を設定。一人当たりの評価項目の数については職種や役職によって違いはありますが、だいたい50項目ほどあり、その評価に5段階の数字をつけて評価するようにしています。頻度は、人事考課のタイミングである年に2回。社員と面談して自己評価と上司からの評価の差異や得意な点、課題にしている点を確認しています。
採用面談においては、基本的にテンプレートで設定されている質問をして、質問に対する回答と面談後の評価内容を担当者ごとに入力して記録を残していく運用にしました。

Shared Mee導入後の効果はありますか？

社員の相対評価が見やすく、且つ迅速に確認できるようになったので、評価を行う際の手間や時間、膨大な労力や時間を大幅に削減できています。また、役職の基準も、評価項目を利用して数値化し明確にしたことで、役職の任命時には説得力のある評価内容を提示することができ、より一層社員にも納得してもらえるようになったことは嬉しかったことの一つです。
採用面談では質問の統一化をすることで担当者による面談内容の偏りを減らし、さらには、面談記録を残すようにしたことで、いつでも・すぐに応募者の情報と面談記録が確認できるようになったことはとても大きな効果だと感じています。新型コロナウイルスの感染拡大防止のため採用活動がオンライン化となった現在も問題なく対応・順応できています。

Shared Meeで気に入っている（便利だと感じる）機能は何でしょうか？

社員評価においては、社員の個人評価を相対的に比較できる機能です。同じ役職や同じ職種内の社員を見比べて「自分は役職内でどのスキルに優れているのか？」「どのスキルが劣っているのか？」と一目で分かるところが便利だなと感じます。これにより、得意分野と苦手分野が明確に把握できますから。それぞれの得意分野は自信を持って更に磨き、苦手分野は意識して取り組んでもらうことで、目標を立てやすくモチベーションアップにも繋げられるので気に入っています。
採用面談においては、応募書類のPDFを登録・閲覧することができるので大変便利です。おかげさまでオンラインでも手元で確認しながらスムーズに面談に臨むことができています。

Shared Meeについて、今後どういった活用・展開をお考えでしょうか？

現状は年に2回の評価として活用していますが、今後は月次、週次と評価の頻度を増やして会社全体の更なる成長へ繋げていきたいという展望があります。また、入社前（採用が決まった応募者の評価）と入社後の社員評価を連携させる仕組みを構築中なので、これからさらに評価の一元化が実現できるようになるので、今後の楽しみにしています。

メッセージ

昨今、リモートワーク化が進んでおり、社員の評価が難しい状況であるかと思います。我々は昨年（2020年）よりShared Meeの運用を始めましたが、リモートワークの状況下でも効率的で的確な評価ができるようになったので、Shared Meeを大変魅力的に感じています。Shared Meeを導入していただくことで、日々の業務の効率化や社員・会社の成長促進をサポートできるのではないかと思いますし、社員のモチベーションアップにも繋げられたりと、評価を行う側だけではなく評価される側にも大いにメリットがあると思いますので、社員評価や採用システムの使い勝手にお悩みを抱えている企業様はぜひ前向きにご検討いただければと思います。

※記事内容は2021年3月取材当時のものです。