人事管理システムとは？導入メリットや機能、選定のポイントを徹底解説！

1. 人事管理システムとは？複雑化する「ヒト」の課題を解決する次世代ツール

近年、働き方改革やダイバーシティの推進、そして少子高齢化による労働人口の減少など、企業を取り巻く環境は大きく変化しています。それに伴い、企業経営における「人」に関する課題は複雑化し、従来の紙や表計算ソフトに頼った人事管理では限界がきています。

そんな中で、企業の人事・労務に関するあらゆる情報を一元管理し、戦略的な人材活用を支援するために誕生したのが「人事管理システム」です。

人事管理システムの定義

人事管理システム（Human Resource Management System: HRMS）とは、従業員の基本情報（氏名、住所など）から、人事評価、給与、勤怠、スキル、異動履歴など、「ヒト」に関する情報をデジタルで統合的に管理・活用するためのシステムです。

従来の「人事情報管理」との違い

従来の「人事情報管理」は、主に「労務管理」に焦点を当てていました。具体的には、給与計算や年末調整、入退社手続きといった事務作業の効率化が主な目的です。

一方、現代の「人事管理システム」は、この労務管理の機能に加え、従業員の能力開発、モチベーション管理、組織の目標達成に向けた人材配置を支援する**「戦略人事」**の役割を強く担っています。単なる「情報の保管庫」から、「人材を育み、活かすための経営インフラ」へと進化しているのです。

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2. なぜ今、人事管理システムが必要なのか？導入がもたらす4つのメリット

人事管理システムを導入することで、人事部門だけでなく、経営層や現場のマネージャー、そして従業員全体にまで、大きな変革とメリットをもたらします。

2-1. 人事業務の劇的な効率化とコスト削減

最大のメリットの一つは、人事業務にかかる工数とコストの削減です。

• データ入力の自動化・一元化: 従来、部署ごと、システムごとにバラバラに管理されていた情報をシステム内で一元化。情報の二重入力や検索の手間がなくなります。
• ペーパーレス化: 申請・承認プロセスがシステム上で完結することで、紙の資料作成、印刷、保管にかかるコストとスペースを削減します。
• 法令遵守（コンプライアンス）の強化: 頻繁に改正される労働法や社会保険関連の法令にシステムが自動で対応するため、法令違反のリスクを軽減し、コンプライアンスを強化できます。

2-2. 属人化解消とデータに基づいた客観的な意思決定

「あの人に聞かないとわからない」という属人化した状態は、業務の停滞やミスにつながります。システム導入は、この問題も解決します。

• ノウハウの共有: 評価基準や採用プロセスなど、人事に関するノウハウがシステム内に蓄積され、誰でもアクセス可能になります。
• データ分析に基づく戦略人事: 過去の評価データ、異動履歴、スキル情報などを客観的に分析し、ハイパフォーマーの傾向や離職率の高い部署などを特定できます。これにより、「なんとなく」ではなくデータに基づいた客観的な採用や配置の意思決定が可能になります。

2-3. 従業員満足度（ES）とエンゲージメントの向上

人事管理システムは、従業員にとっても利便性を高め、働きがいにつながります。

• セルフサービス機能: 従業員自身が、住所変更、給与明細の確認、有給休暇の申請などをシステム上で行えます。人事を介さずに手続きが完了するため、ストレスが軽減します。
• 評価の透明性: 評価基準や目標設定（MBO/OKR）プロセスがオープンになることで、評価に対する納得感が高まり、組織へのエンゲージメント向上に寄与します。

2-4. 戦略的なタレントマネジメントの実現

競争力の源泉である「人材」を最大限に活かすための基盤となります。

• 後継者計画（サクセッションプラン）: 将来の経営層や重要ポジションに必要な人材をシステム上で特定し、育成計画を立案・実行できます。
• スキル・人材の可視化: 従業員一人ひとりが持つスキルや経験、資格をデータベース化し、「あのプロジェクトに必要なスキルを持つ人材は誰か？」を瞬時に検索できるようになります。

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3. 人事管理システムの主要な機能と種類

人事管理システムと一口に言っても、その機能は多岐にわたります。自社の導入目的に合わせて、必要な機能を持つシステムを選び分ける必要があります。

3-1. 主要な機能カテゴリ

人事管理システムは、主に以下の3つのカテゴリの機能で構成されます。

カテゴリ	機能の具体例	目的
労務管理	従業員情報管理、給与計算、勤怠管理、社会保険手続き、年末調整	事務手続きの効率化と法令遵守
人事評価・育成	目標管理（MBO/OKR）、人事評価、360度評価、スキル管理、eラーニング連携	従業員の能力開発と適正な評価
タレントマネジメント	人材配置シミュレーション、後継者計画、組織分析、キャリアパス設計	戦略的な人材活用と組織力の最大化

3-2. システムの提供形態（オンプレミスとクラウド）

導入形態には、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型（SaaS）」があります。

• オンプレミス型: 自社サーバー内にシステムを構築・運用する形態です。
  • メリット: 自社の特殊な業務フローに合わせて、カスタマイズの自由度が高い。
  • デメリット: 初期費用が高額になりがち。システムの保守・運用を自社で行う必要がある。
• クラウド型（SaaS）: システムベンダーが提供するサービスをインターネット経由で利用する形態です。
  • メリット: 初期費用を抑えやすい。法改正対応やメンテナンスはベンダーが行う。導入スピードが速い。
  • デメリット: 大幅なカスタマイズには向かない場合がある。

現在は、初期費用を抑えられ、どこでも利用できる**クラウド型（SaaS）**が主流となっています。

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4. 失敗しないための！人事管理システム選定・導入の3つのステップ

人事管理システムは高額な投資となるため、導入に失敗は許されません。戦略的な導入を進めるためのステップを確認しましょう。

ステップ1：導入目的と課題の明確化

「何となく導入したい」という動機では失敗します。まず、**「今、会社が抱える人事課題は何か？」**を明確にします。

• 例：「評価が不透明で若手の離職率が高い」→「人事評価・目標管理機能」が必須。
• 例：「紙の申請で給与計算ミスが多い」→「勤怠管理・給与計算の連携機能」が必須。

そして、「システムの利用によって、半年後、1年後にどのような状態になっていたいか」という具体的な目標（KGI・KPI）を設定します。

ステップ2：必要な機能の優先順位付けとベンダー選定

明確化した課題をもとに、必要な機能に優先順位をつけます。機能の網羅性よりも、「最も解決したい課題を確実に解決できるか」を重視しましょう。

• 機能連携性: 必要な機能がすべてパッケージ化されているか、または既存の給与計算システムなどとスムーズにデータ連携できるかを確認します。
• UI/UX（使いやすさ）: 現場のマネージャーや従業員が日常的に利用するため、システムの画面が直感的で使いやすいか（UI/UX）が、定着率に直結します。デモやトライアルで必ず確認しましょう。
• サポート体制: 導入時の設定サポートや、法改正時・トラブル発生時のサポート体制が充実しているかを確認します。

ステップ3：スモールスタートと定着化への取り組み

全社一斉導入ではなく、まずは特定の部署や機能から「スモールスタート」で導入し、段階的に展開していく方法がリスクを抑えられます。

• 利用促進: 現場の従業員やマネージャー向けに利用マニュアル作成や研修を行い、「なぜこのシステムを導入したのか」という目的を共有し、利用を促しましょう。
• 効果測定: ステップ1で設定したKGI・KPIに基づき、システムの導入効果を定期的に測定し、PDCAを回すことが重要です。

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5. 戦略的人材活用ならタレントマネジメントシステム「Shared Mee」

当社が提供するタレントマネジメントシステム「Shared Mee（シェアードミー）」は、単なる人事管理システムではなく、「社員一人ひとりの能力を最大限に引き出し、経営戦略を実現する」ための次世代型人事プラットフォームです。

「Shared Mee」が選ばれる理由

1. 「スキル×経験」を可視化する独自のタレントマップ: 従業員のスキル、資格、異動履歴、そしてプロジェクトでの経験値を詳細にデータ化。事業戦略に必要な「コア人材」を瞬時に特定し、最適な人材配置を可能にします。
2. 従業員エンゲージメントを向上させる評価・フィードバック機能: MBOやOKRといった目標管理に柔軟に対応。上司と部下が頻繁にフィードバックし合える「1on1レポート機能」を搭載し、評価への納得度を高め、離職率低下に貢献します。
3. 直感的なUI/UXと柔軟な連携性: 初めてシステムを触る方でも迷わない直感的なデザインを実現。現在お使いの勤怠管理システムや給与計算システムともスムーズに連携し、導入負荷を最小限に抑えます。

「Shared Mee」は、煩雑な人事業務から解放し、人事担当者の皆様を「作業者」から「経営戦略のパートナー」へと進化させます。

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6. Shared Meeに関するお役立ち資料・お問い合わせ

お役立ち資料ダウンロード

• 「Shared Mee」製品詳細資料： 機能一覧、導入事例、料金体系を詳しくご紹介しています。

お問い合わせ

無料のデモンストレーションや、貴社の課題に合わせたご提案、お見積もりについて、お気軽にお問い合わせください。ご連絡をお待ちしております。

7. まとめ

人事管理システムは、単なる情報管理ツールから、組織戦略に直結する「戦略的ツール」へと進化しています。特にタレントマネジメント機能を活用することで、社員の能力を最大化し、組織の成果向上に直結する運用が可能です。

導入を検討する際は、自社の課題整理、操作性の確認、データ連携の有無をポイントに比較検討しましょう。
そして、Shared Meeのような柔軟で信頼性の高いシステムを選ぶことで、人事業務の効率化と組織の持続的な成長を両立できます。