【進捗が「見えない」悩み解消】プロジェクト管理「Shared Project」で実現する最適なリソース配分とプロジェクト運用

人事担当者やマネージャーの皆さまは、日々のプロジェクト運営で次のような「見えない課題」に直面していませんか？

「今、誰がどれだけ忙しいか」が見えないため、特定の優秀なメンバーにばかり仕事が集中し、過重負荷やバーンアウト（燃え尽き症候群）のリスクが高まっている。

プロジェクトの進捗情報がExcel、メール、チャットなどバラバラに分散し、全体像がリアルタイムで把握できず、気づいた時には納期遅れが目前に迫っている。

タスクや課題の情報が個人の中に留まり、トラブル発生時の情報共有が遅れ、対応が後手に回ってしまう。

これらの課題は、プロジェクトの「見えない負荷」や「情報の断片化」として、組織の生産性を静かに蝕み、戦略的な人材活用の大きな妨げとなっています。

特に、人材を最適に活用したい人事部門と、プロジェクトの成果に責任を持つマネージャーにとって、「見えない」状況は最優先で解決すべきリスクです。

これらの課題を根本から解決し、「進捗」と「ヒト（リソース）」を徹底的に「見える化」する統合管理ツールがあります。それがプロジェクト管理アプリ「Shared Project」です。

1.従来のプロジェクト管理がもたらす「属人化」と「リソースの偏り」

多くの組織で今なお主流となっている従来の管理手法は、利便性の裏側で、致命的なリスクを生み出しています。

課題の根源：分散する情報と「見えない負荷」の蓄積
Excel、メール、チャットといったツールは、その場での管理やコミュニケーションには優れていますが、組織全体で見た時に「情報の分散」という大きな壁を作り出します。

更新のタイムラグと情報の鮮度低下: スプレッドシートの更新が担当者任せになり、確認した時にはすでに情報が古い、という事態が日常化します。

リソース配分の不公平性: 誰がどのプロジェクトに、どれくらいの工数（作業時間）を費やしているかが見えず、一部のメンバーに「見えない負荷」が蓄積され続けます。

進捗の属人化: タスクの状況や課題が担当者個人の中で処理され、チーム全体、ひいては組織全体で共有されず、ボトルネックが見過ごされます。

例えば、複数の部署が関わる研修準備や採用プロジェクトを考えてみましょう。特定の担当者に依存した状況で急な欠員が出た場合、他のメンバーが瞬時にタスク状況を把握できなければ、プロジェクト全体が遅延するリスクは避けられません。

この「見えない負荷」と「属人化」こそが、組織の生産性を低下させ、社員のエンゲージメントや定着率にも悪影響を及ぼすのです。

2.「Shared Project」とは？「進捗」と「ヒト」を統合するプラットフォーム

「Shared Project」は、こうした従来の管理手法が抱える「情報分散・属人化」の課題を解消するために設計された、プロジェクトの「進捗」と「ヒト（リソース）」を徹底的に見える化し、運営を効率化する統合管理ツールです。

単なるタスク管理ツールではなく、人事・マネジメント層が抱える「リソース最適化」の悩みに応えるための機能が搭載されています。

3.Shared Projectの核となる４つの機能：可視化から最適化へ

Shared Projectの機能は、「進捗の可視化」を次のステップである「リソースの最適化」へとつなげるための、強力な柱で構成されています。

① 工程・進捗管理：ボトルネックを瞬時に特定
プロジェクト全体の工程を、ガントチャートやカンバンボードなどで視覚的に管理します。担当者別、プロジェクト別に表示を切り替えることができ、遅延している部分が色やグラフの変化で明確にわかります。

効果： 複数の部署やチームが関わる複雑なプロジェクトでも、「どの部署のどの工程」がボトルネックになっているかを即座に特定し、迅速な対策を打てます。

② 工数計画・実績管理：計画と現実のギャップを埋める
プロジェクト成功の鍵となる計画（Plan）と実績（Do）の比較を実現します。事前に割り振った工数（計画）と、実際にメンバーが費やした工数（実績）を比較し、進捗のズレを定量的に把握します。

効果： 工数が変動しやすいプロジェクトでも、早い段階で計画との差異を把握できるため、過負荷を防ぎつつ納期を確実に守るための体制を構築できます。

③ リソース状況確認・最適なアサイン管理：過負荷をゼロに
人事担当者やマネージャーにとって最も重要となる、メンバーごとの負荷状況をリアルタイムで把握し、偏りのない最適なアサイン（タスク割り当て）を実現する機能です。

効果： メンバーのスキル、資格、経験といったタレント情報まで考慮に入れたアサイン調整が可能となり、急な欠員や業務変更があっても、他のメンバーへの振り分けをスムーズかつ公平に行えます。これは、まさに戦略的なタレントマネジメントとの連携の第一歩です。

④ 課題管理・チャット連携：コミュニケーションロスを解消
発生したタスクや問題点をプロジェクト情報と紐づけて一元管理します。さらに、課題ごとにチャットでコミュニケーションを取れるため、メールやチャットでの情報埋もれや伝達ミスを防ぎます。

効果： 全員が同じ情報を参照するため、認識のズレがなくなり、迅速な意思決定が可能になります。「言った言わない」といった無駄なやり取りから解放され、生産的な時間に集中できます。

これらの機能が連携することで、「進捗の可視化」→「工数計画との比較」→「最適アサイン」→「課題の早期解決」という、一連の効率的なプロジェクト運営フローが実現するのです。

4.導入効果：組織にもたらされる本質的な価値

Shared Projectの導入は、目の前のプロジェクト管理改善に留まらず、組織全体のパフォーマンスと透明性を劇的に向上させます。

・納期遵守率の飛躍的な向上
遅延やボトルネックの兆候をすぐに把握し、タスクの早期調整が可能となるため、結果としてプロジェクトの納期遵守率が向上します。これにより、クライアントや社内からの信頼度も高まります。

・人的リソースの最適化と定着率の改善
社員ごとの工数負荷を正確に把握・予測し、過剰負荷を未然に検知・防止できます。
公平な負荷分散により、特定の社員への業務集中を防ぎ、ワークライフバランスを改善。
これが社員のエンゲージメントや定着率向上にも寄与し、人事部門の重要な課題解決に直結します。

・経営判断の迅速化と組織の透明性向上
課題、タスク、進捗のすべてが一つの画面で確認可能になります。
経営層への報告も、ダッシュボード共有により客観的な数字でプロジェクト状況を可視化。
迅速で正確な意思決定を促進し、組織全体の透明性を高めます。

Shared Projectは、単なる進捗管理ツールではなく、「ヒト」と「プロジェクト」を最適に結びつけ、組織文化にも変革をもたらす強力な基盤となるのです。

5.ご紹介製品

プロジェクト管理システム「Shared Project」

Shared Projectは、プロジェクトの成功を力強く支援する統合型マネジメントツールです。計画の立案から、進捗状況や工数の管理、さらには人的・物的リソースの最適な配分まで、プロジェクト管理に必要なあらゆる機能を1つの画面でシームレスにご利用いただけます。プロジェクトのあらゆる情報を「見える化」することで、組織全体の生産性を高め、業務効率の向上と利益の最大化を実現します。チーム全体で同じ目標を見据えながら、よりスマートで確実なプロジェクト運営を始めてみませんか？

6.お役立ち資料ダウンロード

機能や運用事例、導入のメリットをコンパクトにまとめた資料です。資料請求は以下のフォームからお気軽にお申込みください。

7.お問い合わせ

以下のようなプロジェクト管理に関するお悩みについて、無料相談を承っております。

・Excelベースのプロジェクト管理から脱却し、リアルタイムで進捗を把握したい
・一部のメンバーへの過重負荷やリソース配分の偏りを解消したい
・プロジェクトの進捗情報とメンバーの工数実績をデータで一元化したい
・「進捗の見える化」や「最適なアサイン」を始めたいが、何から着手すべきか分からない
・メンバーのスキルや資格に基づいた最適なアサインを実現したい

専門スタッフが、貴社のプロジェクト管理の「見えない壁」を打ち破るお手伝いをいたします。