テレワークの「見えない業務」を解決！日報管理アプリ「Shared Day」がチームの生産性を劇的に向上

新型コロナウイルス感染症の拡大を機に、多くの企業でテレワーク（リモートワーク）が新しい働き方のスタンダードとなりました。通勤時間の削減や働く場所の自由化など、社員にとってのメリットは多大です。

しかし、その一方で、オフィス勤務では意識することのなかった「見えない業務」の課題が顕在化しています。

特に、チームを率いるマネージャーや人事担当者の皆様からは、以下のような悩みが頻繁に聞かれます。

「部下が今、何にどれだけ時間を費やしているのかが不透明で、進捗が把握しづらい」
「困っている部下のSOSに気づくのが遅れ、適切なタイミングでアドバイスができない」
「状況確認のための会議やメールが増え、自分自身の業務が圧迫されている」

オフィスでは「直接見て確認する」「声をかける」といった偶発的なコミュニケーションで解決していた問題が、テレワークでは難しくなりました。この「見えづらさ」は、業務効率の低下だけでなく、チームの一体感や社員のモチベーション低下にも直結する深刻な問題です。

この「見えない業務」のジレンマを解消し、テレワーク時代の新しいマネジメントと生産性向上を支援するために開発されたのが、日報管理アプリ「Shared Day（シェアード・デイ）」です。

この記事では、「Shared Day」がどのようにしてこれらの課題を解決し、チームの生産性を劇的に向上させるのかを、具体的な機能と導入効果を交えて徹底解説します。

1.テレワーク時代の深刻な課題：マネジメントにおける「見えない」ことの影響

「見えない業務」が組織に及ぼす影響は、単なる進捗管理の不便さにとどまりません。組織のパフォーマンス全体を低下させる要因となります。

1-1.業務進捗の断片化と管理工数の増大
テレワーク下での業務報告は、チャットやメールによる断片的な情報交換が中心になりがちです。「〇〇のタスクは完了」「△△の準備中」といった情報だけでは、チームメンバーが1日を通してどの活動にどれくらいの時間を投じたかという全体像を把握するのは困難です。

マネージャーは全体像を把握するために、個別連絡や定例会議を増やす必要に迫られます。これは管理側の負担を増やすだけでなく、報告を受ける側の社員の業務も中断させ、両者の生産性を低下させる悪循環を生み出します。

1-2.フィードバックの遅延がもたらすリスク
オフィスであれば、部下が困っている様子にすぐに気づき、助け舟を出せます。しかし、テレワーク環境では、部下が自らSOSを発信しない限り、上司にはその状況が伝わりません。

問題の早期発見・早期解決が遅れると、業務の滞りやプロジェクトの遅延・失敗を招く可能性があります。さらに、適切なタイミングでのサポートがないことは、部下の成長機会を奪い、モチベーションの低下にもつながりかねません。

1-3.管理者のコア業務圧迫
進捗確認のための報告会や、個別での状況管理に時間を費やすことで、マネージャー自身の戦略立案やチーム育成といったコア業務が圧迫されます。管理者が日々の「確認作業」に追われる状況は、組織全体のパフォーマンスを大きく低下させる要因です。

「Shared Day」は、これらのマネジメント課題を一挙に解決するために設計されました。次のセクションで、その具体的な解決策を見ていきましょう。

2.「Shared Day」が「見えない業務」を見える化する3つの核となる機能

「Shared Day」は、従来の単なる日報ツールとは一線を画す、テレワーク環境に最適化されたマネジメントツールです。特に、マネジメントの質を高める以下の3つの基本機能が、業務の見える化を実現します。

2-1.日次「予定」と「実績」の徹底管理（予実管理）
「Shared Day」の最大の特長は、日々の活動を「予定」と「実績」という対比構造で可視化する点です。

・朝の習慣（予定の入力）： 始業時に、その日の業務内容や目標を「予定」として入力。
・終業時の習慣（実績の報告）： 終業時に、実際に完了した業務内容や費やした時間を「実績」として報告。

この「予実管理」の仕組みにより、マネージャーは部下が何を計画し、どう行動したかを一目で把握できます。計画と実行のズレを明確にすることで、部下自身も業務を客観的に振り返り、自己成長を促すことが可能です。

2-2.チーム単位の「一覧表示」とリアルタイム「コメント機能」
テレワークでのマネジメントで最も重要なのは、「全員の状況を俯瞰できること」です。「Shared Day」はこれを実現します。

・進捗状況を一目で把握： マネージャーは、チームメンバー全員の業務状況を一つの画面で直感的に確認できます。誰がどのような業務を進め、誰の業務が遅れているかがすぐにわかり、個別に連絡する工数が大幅に削減されます。

・リアルタイムなフィードバック： 日報にはコメント機能が備わっています。気になる点があればすぐにフィードバックを送れるため、問題の早期発見・早期解決につながります。また、「お疲れ様」「ありがとう」といったポジティブなコミュニケーションも活発になり、チームのエンゲージメント向上にも貢献します。

2-3.Salesforceとの「活動連携」で営業日報を最強の資産に
特に営業チームを抱える企業にとって、「Shared Day」のSalesforce連携機能は他に類を見ない大きな強みです。

・自動で活動履歴を作成： 「Shared Day」に入力された日報の内容が、Salesforceの標準機能である「活動」として自動で記録されます。これにより、営業担当者は日報を入力するだけで、顧客ごとの詳細な活動履歴を蓄積でき、二重入力の手間が一切なくなります。

・営業活動の分析・活用： Salesforce上に蓄積された質の高い活動履歴は、営業成績の要因分析、成功事例の横展開、新人の早期育成など、組織の貴重な「営業資産」として活用できます。日報が単なる報告書から、未来の業績向上につながるデータへと進化するのです。

3.「Shared Day」導入で実現する3つの劇的な変化

実際に「Shared Day」を導入した企業では、「見えない業務」の解消により、チームに以下のような劇的な変化が生まれています。

3-1. 管理者の目が届く、迅速なフォロー体制の確立
従来の週次報告会では、部下が抱える課題に気づくのが遅れ、問題が長期化しがちでした。

「Shared Day」導入後は、日報を通じて毎日、メンバーの活動内容と課題がリアルタイムで把握できます。

「問題が発見されたその日のうちにコメントでアドバイスを送る」という素早いフォローが可能になり、解決までの時間が大幅に短縮されます。この迅速なサポートは、部下に「いつも気にかけてもらえている」という安心感を与え、上司と部下の信頼関係を深める効果も生みます。

3-2. 無駄な会議の削減と、組織全体の生産性向上
進捗確認のために必要だった定例会議や個別のミーティングは、「Shared Day」の日報チェックで代替できるようになります。

マネージャーは、進捗確認にかかっていた時間を戦略立案やチーム育成といったコア業務に集中できます。また、部下も口頭報告の手間が省け、より本来の業務に時間を割くことができます。

管理側・現場側双方の生産性が向上し、組織全体の業務効率アップにつながります。

3-3. コミュニケーションの「質」の向上
日報を通じたフィードバックは、上司と部下のコミュニケーションをより深いものに変えます。

一方的な報告から双方向の対話へ： 単に「何をしました」という報告で終わらず、コメント機能で「なぜこの方法を選んだの？」「次はこういう視点でやってみよう」といった具体的なアドバイスや問いかけが可能になります。

テレワーク時代の「OJT（On-the-Job Training）」： 日報上のやり取りは、まるで隣でOJTを受けているかのような教育効果を生み出します。部下は適切なタイミングで学びを得られるため、自己成長が加速します。

4.なぜ「Shared Day」は他の日報ツールと異なるのか？

世の中には様々な日報ツールがありますが、「Shared Day」は、テレワーク時代のマネジメント課題解決とSalesforce連携による資産化に特化している点で、独自の優位性を持ちます。

項目	Shared Day	他ツール（一例）
予定⇔実績管理（予実管理）	◎（計画と実行のズレを明確化）	記録のみが中心
チーム全体の一覧表示	◎（マネージャーが俯瞰しやすい設計）	見えづらい、機能が限定的
Salesforce 活動連携	◎（営業活動を自動で資産化）	×
フィードバック・OJT機能	◎（コメントで深い対話を実現）	一部制限がある

特に、Salesforceを導入している企業にとっては、「Shared Day」の存在は極めて大きいです。日報入力という日常の業務を、CRM上の貴重な活動データとして自動で蓄積・活用できる点は、他の日報ツールにはない、唯一無二の価値を提供します。

5.今こそ「Shared Day」で業務改革を

テレワークの常態化により、企業マネジメントは「業務の可視化」と「質の高いコミュニケーション」という、新たな課題に直面しています。

日報管理アプリ「Shared Day」は、これらの課題に対し、最も効果的かつ効率的なソリューションを提供します。

「Shared Day」が実現すること
・業務のリアルタイム可視化： 部下が何にどれだけ時間を費やしているかが明確に。
・迅速なマネジメントフォロー： 問題の早期発見・早期解決が可能に。
・組織の生産性向上： 無駄な会議を削減し、マネージャーも部下もコア業務に集中。
・活動の資産化： Salesforce連携により、日報を未来の業績に繋がるデータへ。

「見えない業務」という悩みを抱えている人事担当者、マネージャーの皆様。
ぜひ一度、日報管理アプリ「Shared Day」の導入をご検討ください。

「Shared Day」は、あなたのチームの働き方を「報告するだけの義務」から「パフォーマンスを向上させるための戦略的な仕組み」へと進化させます。

6.ご紹介製品

日報管理システム「Shared Day」

Shared Dayは、テレワーク環境で日々の作業日報を入力・管理するアプリです。 作業者は1日の予定と実績を日報として報告し、上司は部下の作業予実を見ながら負荷状況、困っていることをキャッチし、的確な指示、フォローを行うことを実現します。 社員の日々の動きや成果がみえにくくなりがちな状況下において、組織全体の生産性を向上していきましょう。

7.お役立ち資料ダウンロード

機能や運用事例、導入のメリットをコンパクトにまとめた資料です。資料請求は以下のフォームからお気軽にお申込みください。

8.お問い合わせ

以下のようなテレワーク時代のマネジメント・生産性向上に関するお悩みに関して、無料相談を承っております。「Shared Day」の詳細や無料デモのご依頼は、下記よりお気軽にお問い合わせください。貴社の現状の課題に合わせた最適な運用方法をご提案いたします。

・テレワークでのメンバーの業務進捗が「見えない」、把握しづらい。
・進捗確認のための会議やメールが多く、管理側の負担が増加している。
・部下の「困っているサイン」に気づくのが遅れ、適切なフォローができていない。
・日報を単なる「報告」で終わらせず、チームの生産性向上や育成に繋げたい。
・Salesforceを導入しており、日報と活動履歴の二重入力を解消したい。