【作業効率アップ】「予実管理」で重要なポイントとは？

こんにちは、ケイズコーポレーション 経営企画部です。
お役立ち資料「組織の成長全力支援！最適な人員配置やデータ活用をサポート〜最新機能ご紹介〜」について、本記事では、その内容をより詳しく解説しポイントをお伝えします。

1.はじめに

営業やマネージャーの皆様、日々の業務で「予実管理」に課題を感じていませんか？

「データが重すぎて集計に時間がかかる」「ファイルが多すぎてどれが最新版かわからない」「現場の細かい進捗状況がなかなか把握できない」といった悩みは、企業の成長を阻む大きなボトルネックになりがちです。予実管理は企業の目標達成に不可欠な業務であるにもかかわらず、そのアナログな運用が、かえって業務効率を妨げているケースが多々見受けられます。

本記事では、この予実管理の本来の目的から、なぜ効率化が重要なのか、そしてどのようにしてその課題を根本から解決すべきかまでを、当社のホワイトペーパーの内容をもとに掘り下げて解説します。

2.予実管理の本質：「PDCAサイクル」の高速化こそが目的

多くの方が考える予実管理とは、「予算」と「実績」を照らし合わせる単なる「照合作業」かもしれません。しかし、その本質はもっと深く、企業の目標達成のための「改善サイクル」そのものです。

2-1.予実管理は「PDCAサイクル」そのもの

予実管理の真の目的は、

計画（Plan）：設定した予算（目標）に対し、
実行（Do）：実行した結果としての実績を管理し、
評価（Check）：その差異（予実差）から課題を見つけ、
改善（Action）：具体的な対策を立て、次の行動につなげること。

つまり、予実管理はPDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）の推進そのものなのです。

2-2.なぜ「Check（評価）」がボトルネックになるのか？

このPDCAサイクルの中で、最も滞り、全体のスピードを遅くしているのが「Check（評価）」の部分です。
多くの企業では、予実管理をExcelや複数のシステムに頼っているため、以下のような問題が発生します。

・データ管理の複雑化と処理の遅延：
データが分散し、集計やファイル処理に時間がかかり、「Check」がタイムリーに行えません。
・検証の遅れと失敗の繰り返し：
早期に問題点を特定できないため、間違った施策を続けたり、同じ失敗を繰り返したりすることになります。
・不安の増大：
計画通りに進んでいるかが見えず、上司と現場社員の双方に不安が生じ、建設的な議論が難しくなります。

このような状況を放置すると、PDCAサイクルの回転数が遅くなり、目標達成に向けた軌道修正が手遅れになりがちです。

2-3.「登山」に例える予実管理の重要性

ホワイトペーパーでは、この状況を「登山」に例えて説明しています。

登山スタイル	特徴	予実管理への影響
これまでの予実管理	チェックポイントが少ない登山	ルートを間違えても気づくのが遅れ、大幅な軌道修正が必要になり、目標到達が困難になる。
これからの予実管理	チェックポイントを多く設ける登山	こまめに進捗を確認し、その都度、最適なルートへ微調整（改善）できるため、最短ルートで目標に到達できる。

ここで重要なのは、「Check」を高速化し、頻繁に行うことです。これがPDCAサイクルの回転数を上げ、予実管理のボトルネックを解消する最も重要なポイントとなります。

3.予実管理の「時間」を奪う3つの悩みと解決策

予実管理における課題は、ほとんどが「時間がかかる」という点に集約されます。これは単なるデータ集計時間だけでなく、情報共有や確認作業にかかる時間も含みます。

3-1.よくある予実管理の悩み

悩み	具体的な状況	奪われる時間
進捗確認に時間がかかる	上司が現場社員一人ひとりと面談して進捗を把握する必要がある。	マネージャー層の管理時間
情報共有の非効率性	xcelファイルをメールでやり取りし、どれが最新版かわからなくなる。	確認作業や手戻りの時間
集計作業の属人化	複雑なマクロや関数が組まれ、特定の担当者しか集計・分析ができない。	集計担当者の作業時間

これらの課題を解決し、特に進捗確認にかける時間を大幅に削減することこそが、予実管理の効率化を実現する上で不可欠です。

3-2.解決策：予実管理の「一元管理」

この課題に対する具体的な解決策として、ホワイトペーパーが提示しているのが、予実管理に必要な情報を1つのプラットフォームで一元管理することです。

予算、実績、見込み（進捗）といった複数のデータを一つのプラットフォームに集約することで、データ管理の複雑さを解消し、リアルタイムでの進捗確認を可能にし、スピーディな予実分析を実現することができます。

一元管理は、まさに「Check」の高速化に直結し、組織全体のPDCAサイクルを加速させます。

4.「Shared Budget」が実現するPDCAサイクル高速化の具体策

煩雑な手作業による集計や、最新版がわからないという非効率な情報共有を断ち切り、PDCAサイクルを加速させるために開発されたのが、当社の営業予実管理システム「Shared Budget」です。

4-1.予実管理に必要な情報を「一つのプラットフォーム」に統合

「Shared Budget」は、Salesforceと連携し、予算・見込み・実績を一つのプラットフォームで一元管理するための売上予実管理アプリケーションです。これにより、データの「見える化」を実現し、進捗管理にかかる担当者の負担を大幅に削減します。特にPDCAサイクルにおける「Check」部分を強力にサポートします。

4-2.Shared BudgetがPDCAサイクルを加速させる4つの特長

「Shared Budget」は、PDCAの各段階を効率化し、高速化するための機能を提供します。

特長1：柔軟な売上予算管理（Plan）

目標となる予算を、組織の実態に合わせて柔軟に設定・管理できます。

・階層管理： 個人予算から部署、会社予算へと積み上がる階層で管理でき、全社的な目標達成への貢献度を明確化します。
・多様な単位での設定： 月・四半期・半期といった期間別や、取引先、商品カテゴリ、新規・既存顧客ごとなど、多角的な視点で細かく予算設定が可能です。
・柔軟な入力方法： 過去実績の参照や全体金額からの按分など、用途に合わせた入力方法で「Plan」の策定にかかる時間を短縮します。

特長2：Salesforce連携による売上見込管理（Do/Check）

Salesforceの標準商談機能と連携することで、日々の「実行（Do）」状況をリアルタイムで「Check」します。

・継続的な売上管理： スポット売上だけでなく、サブスクリプションのような継続的な売上モデルにも対応します。
・効率的な編集： 複数の商談の見込みを一括で編集できるため、現場の営業担当者の作業効率が格段に向上します。
・詳細な見込み管理： 商品ごとの詳細な見込みも管理でき、より正確な「着地予想」の土台を築きます。

特長3：確実な売上実績管理（Do/Check）

実績データを正確かつ自動で収集し、「Check」の土台を固めます。

・見込機能との連動： 商談フェーズが完了すると、自動で実績として計上されます。
・基幹システムとの連動： 販売管理システムなどの外部システムから売上データを連携し、手動入力の手間とミスを排除することで、正確な実績管理を実現します。

特長4：予実進捗管理の「見える化」（Check/Action）

「Shared Budget」の最大の強みは、「Check」の高速化と「Action」への迅速な移行をサポートする予実進捗管理の「見える化」です。

・データの集約と分析： 予算、見込み、実績を一つの場所で集約し、目的に合わせた分析を簡単に行えます。
・高度な着地予想： Salesforceのレポートやダッシュボードを活用し、予算に対する売上予測値を可視化。様々な切り口で達成率をシミュレーションすることで、より正確で確度の高い着地予想を可能にします。

この「見える化」により、問題が顕在化した瞬間に軌道修正（Action）が可能となり、まさに「チェックポイントをたくさん設ける登山」が実現するのです。迅速な意思決定と改善策の実行が、企業の目標達成を強力にサポートします。

5.煩雑な予実管理からの脱却と企業の生産性向上

予実管理の効率化は、単に「時短」に留まらず、企業の生産性向上に直結します。

マネージャーは、データ集計や進捗確認のための「管理時間」を、現場への「コーチング時間」や「戦略立案時間」といった、より価値の高い業務に充てることができるようになります。また、現場社員は、データ入力や集計の手間から解放され、本来の「営業活動」に集中できるようになります。

「Shared Budget」は、これらの煩雑な手作業を減らし、データに基づいた迅速な意思決定を可能にすることで、人事やマネージャーの皆様の負担を大きく軽減し、組織全体の成長を加速させます。

予実管理の効率化は、「目標達成のスピード」を決定づける最重要課題です。この機会に、アナログな運用からの脱却と、生産性の高い予実管理の仕組み構築をご検討ください。

6.営業予実管理システム「Shared Budget」のご紹介

7.お役立ち資料ダウンロード

ケイズコーポレーションが予実管理の重要ポイントと効率化ノウハウをまとめた以下の資料をご用意しています。ぜひダウンロードして、貴社のPDCAサイクル高速化と目標達成にお役立てください。

8.お問い合わせ

以下のようなお悩みに関して無料相談を承っております。「Shared Budget」の詳細や無料デモのご依頼は、下記よりお気軽にお問い合わせください。貴社の課題に合わせた最適な予実管理ソリューションをご提案いたします。

・Excelベースの予実管理から脱却したい
・予実進捗のリアルタイム把握に課題を感じている
・予算、見込み、実績データを一元管理したい
・Salesforceと連携して営業活動と予実管理を統合したい
・着地予想の精度を高め、迅速な意思決定を行いたい

9.まとめ

本記事では、予実管理の本来の目的がPDCAサイクルの高速化にあること、そしてそのボトルネックを解消するためにデータの「一元管理」と「見える化」が不可欠であることを解説しました。

営業予実管理システム「Shared Budget」は、Salesforceと連携し、煩雑な手作業を排除しながら、予算・見込み・実績を一元管理することで、このPDCAサイクルの「Check（評価）」を劇的に高速化します。

予実管理の効率化は、単なる業務改善ではなく、企業の目標達成スピードを決定づける最重要課題です。ぜひこの機会に「Shared Budget」の導入をご検討いただき、組織全体の生産性向上にお役立てください。