人事システム導入ガイドブック〜失敗しないための比較と選び方〜

こんにちは、ケイズコーポレーション 経営企画部です。
お役立ち資料「人事システム導入ガイドブック〜失敗しないための比較と選び方〜」について、本記事では、その内容をより詳しく解説しポイントをお伝えします。

現代の企業競争力は、いかに優秀な人材を確保し、最大限に活かせるかに大きく依存しています。そのため、人事システムはもはや単なる業務効率化ツールではなく、企業の成長を加速させる戦略的なインフラとして、その重要性が高まっています。

しかし、「どのシステムを選べばいいかわからない」「高額な費用をかけて失敗したらどうしよう」といった不安を抱える担当者様も少なくありません。本記事では、こうした不安を解消し、貴社のシステム導入を成功に導くための羅針盤となる情報をお届けします。

1.なぜ今、人事システムが不可欠なのか？〜市場の動向とシステムの重要性〜

人事システム導入を成功させるには、まずその戦略的な意義を理解することが第一歩です。

1-1.競争力の源泉としての「人事システム」

かつて人事システムといえば、給与計算や勤怠管理といった「労務管理」の側面が中心でした。しかし、現代において求められるのは、戦略的な人材活用です。

紙の書類による煩雑な手続きは、人事部門の負担を高めるだけでなく、貴重な人事データの活用を妨げてきました。人事システムは、これらの業務を効率化するだけでなく、従業員一人ひとりのスキル、目標、評価といった情報を一元管理し、最適な人材配置や育成計画をデータに基づいて策定することを可能にします。

1-2.急拡大するHRテック市場

人事システムへの関心の高まりは、市場の成長にも明確に現れています。HRTechクラウド市場は大きく拡大しており、特に人材採用、人材活用、人材の定着といった分野での需要が拡大しています。

市場規模は2025年時点で1,710億円に達すると推定されており、前年比122.1%の成長を記録する見通しです。特に「採用管理クラウド」は、2021年と比較して約4倍の拡大が見込まれており、優秀な人材を獲得するための投資が活発化していることがわかります。この市場の拡大は、人事システムが企業の成長戦略において不可欠な要素となっていることの強力な証拠と言えるでしょう。

2.失敗を避けるための3ステップとシステムの基本機能

人事システム導入プロジェクトを成功させるには、闇雲に製品を選ぶのではなく、明確な目的と手順を踏むことが重要です。

2-1.導入が失敗する典型的な理由

「業務効率化」や「給与計算の簡略化」といった漠然とした目的でシステムを導入すると、以下の問題が起こりがちです。

・使いこなせない：目的が曖昧なため、社員がシステムを使いこなせず、結局元の非効率なやり方に戻ってしまう。
・効果が得られない：解決したい具体的な課題が不明確なため、導入費用に見合った効果が見込めず、投資が無駄になってしまう。

2-2.成功に導くための3つのステップ

このような事態を避けるために、導入プロジェクトは以下の3ステップで進めましょう。

(1)基本を理解する：人事システムの機能や種類（勤怠管理、給与計算、タレントマネジメントなど）を把握する。
(2)課題を明確化する：「紙の評価書類をデジタル化したい」「退職率が高い原因を分析したい」など、自社の具体的な課題を洗い出す。
(3)最適な製品を選ぶ：洗い出した課題を解決できる製品を比較し、自社に最適なものを選定する。

この手順を踏むことで、プロジェクトは成功へと大きく近づきます。

2-3.人事管理システムの主要な機能

人事システムは、採用から育成、配置に至るまで、人事領域における幅広い業務をサポートします。主要な機能は以下の通りです。

機能カテゴリー	概要
人事情報管理：従業員の個人情報	従業員の個人情報、スキル、職務履歴などを一元管理。
人事評価・目標管理	個々の目標設定、進捗管理、評価フローの管理を効率化。
タレントマネジメント	従業員のスキル、ポテンシャルをデータ分析し、最適な人員配置や育成計画に活用。
給与計算	月給・賞与計算、社会保険料の算出、年末調整などの業務を自動化し、効率化。
採用管理（ATS）	応募者の情報管理、選考の進捗管理、採用プロセス全体の効率化。
勤怠管理	出退勤時刻、残業時間、有給休暇などの従業員の勤怠を正確に管理。

3.失敗しないシステム選定の3つのポイントと費用の考え方

導入成功の成否は、システム選定の段階でほぼ決まると言っても過言ではありません。

3-1.失敗しないための「システム選定」3つのポイント

多機能なシステムに惑わされず、自社の課題解決に本当に必要なシステムを見極めるための具体的なステップを解説します。

(1)導入目的の明確化
システムを導入する「なぜ」を明確に言語化します。単なる「効率化」ではなく、「人事評価の公平性を高めること」「データに基づいた戦略的なタレントマネジメントを実現すること」など、具体的なゴールを設定することで、最適なシステムをブレずに選定できます。

(2)自社に合った機能の洗い出し
システムの機能は多岐にわたりますが、自社の課題解決に本当に必要な機能に絞り込むことが重要です。過剰な機能を求めてオーバースペックなシステムを導入すると、無駄なコストが増えるだけでなく、かえって運用が複雑になり、使いこなせないリスクが高まります。

(3)ベンダーの選定
最終的に製品を提供するベンダーを以下の5つのポイントで総合的に判断します。
・機能：自社の要件を満たしているか。
・操作性：現場の社員や管理者が直感的に使えるか。
・セキュリティ：機密性の高い人事データを扱うため、情報セキュリティ対策（ISMSなど）が万全か。
・サポート体制：導入時の設定支援から、導入後のトラブル対応、活用支援まで体制が整っているか。
・料金体系：初期費用と月額費用の総額が予算に見合っているか。

3-2.人事管理システムの料金と費用対効果の考え方

人事システムの費用は、主に初期費用と月額費用に大別されます。

・初期費用：システムの初期設定や導入支援にかかる費用。製品によっては無料の場合もあります。
・月額費用：主に利用人数や利用する機能の範囲に応じて発生する費用。

導入の可否を判断する上で最も重要なのは、費用対効果（コストとリターン）の比較です。導入によって得られる以下のリターンを算出し、投資に見合う効果があるかを検討しましょう。

・業務効率化：人事担当者の工数削減
・人件費削減：残業代などのコスト最適化
・従業員エンゲージメント向上：離職率の低下、生産性の向上

4.比較検討には「ITreview」の活用が有効

多種多様な人事システムを客観的に比較するには、レビュープラットフォームの活用が有効です。ITreviewでは、製品情報が網羅的に掲載され、実際の利用者によるレビューも充実しているため、信頼性の高い比較検討が可能です。特に「タレントマネジメントシステム部門」のITreview Gridを利用すれば、満足度と市場認知度の両面から主要製品の情報を一目で確認できます。

5.貴社のタレントマネジメントを加速する「Shared Mee」

これまでの解説を踏まえ、貴社の戦略的な人材活用を実現するケイズコーポレーションの製品、タレントマネジメントシステム「Shared Mee」をご紹介します。

5-1.Shared Mee 製品概要

「Shared Mee」は、Salesforceを基盤とした人事評価・採用管理アプリです。採用管理から入社後の社員評価までをワンストップで管理できるのが最大の特長です。

タレントマネジメントシステムとして、社員の成長をサポートし、マネージャーの役割を「管理」から「フォロー」へと変革することを目的としています。

Shared Meeの主な特長と機能

カテゴリ	特長/機能	期待できる効果
評価管理・育成	役職・職種別に評価基準や目標を設定し、社員が次に超えるハードルを可視化。	日々の業務へのモチベーション向上、公正な評価運用。
AI人事アドバイザー	評価データやスキルに基づき、評価や目標設定の際にAIがアドバイスを生成。	主観による評価のばらつきを軽減し、客観性・公平性を向上。
採用管理	応募者情報を一元管理。評価事項をテンプレート化し、迅速かつ効果的な採用判断を支援。	採用プロセスの効率化・見える化、競争力強化。
プラットフォーム	経営方針や成長戦略の効果を分析し、戦略改善に活用。データが蓄積し、組織と共に成長。	組織力の向上、離職率低下、データに基づいた経営判断。

「Shared Mee」は、最新のクラウド技術を利用し、AI技術の利活用によって、離職兆候の検知や次世代リーダーの見極めといった未来型人事戦略の実現をサポートします。

6.お役立ち資料ダウンロード

OKR活用や目標管理の実践ノウハウをまとめた以下の資料をご用意しています。ぜひダウンロードして、貴社のタレントマネジメント戦略にお役立てください。

7.お問い合わせ

以下のようなお悩みに関して無料相談を承っております。「Shared Mee」の詳細や無料デモのご依頼は、下記よりお気軽にお問い合わせください。貴社の課題に合わせたカスタマイズプランをご提案いたします。

・Excelベースの人事管理から脱却したい
・評価制度や育成制度の見直しを検討している
・人的資本情報をデータで一元化したい
・人事DXを始めたいが何から始めるべきか分からない
・人事データをAI活用したい

8.まとめ

人事システム導入は、単なるツールの入れ替えではなく、人事戦略そのものの変革です。本ガイドブックが、貴社の導入プロジェクトを成功に導く一助となれば幸いです。
システム導入に関するご質問や、貴社の具体的な課題に合わせた活用方法のご相談は、ぜひお気軽にお問い合わせください。