Shared Tree 導入前はどのような運用・共有方法をしていたのでしょうか？
社内でのルールや業務上のノウハウは、ExcelやPowerPointにまとめて管理をしていました。
知りたい情報が見つからない時は、 不明点をその都度上司に聞いたり、他部署にメールで問い合わせてファイル共有してもらったりと、誰がデータを持っているのか聞いてまわるという方法でした。
また「システムのバージョンアップ情報」といった一般公開されている情報に関しては、各コンサルタントが自力で調査をして企業担当者様にご説明する、という流れでした。結果的に、同じ情報を複数の社員がそれぞれで調べているという状況でした。
Shared Tree 導入前はどのような課題・お悩みをお持ちだったのでしょうか？
社内の情報に関しては他の社員に聞く必要があるので、自己解決ができないという課題がありました。上司や他部署の社員に聞くという過程には、聞く側と答える側にも無駄な工数がかかってしまいますし、答える側としては同じ内容を複数の社員に何度も共有しなければいけなかったので、ストレスを感じることもありました。
既に入手した社内の情報については、メールで共有していたので埋もれてしまうことが度々ありました。検索機能を活用しても情報量が膨大なため、うまく絞り込みができなかったり、どの情報が最新のものなのか判別するのにも時間がかかっていました。
Shared Tree の活用方法と、どのように効率化されたのでしょうか？
弊社では、社員全員（約120名分）で利用をしております。
最近は「コロナ禍での勤務体系」や「テレワーク環境での備品管理」といった流動的な制度も増えています。そのような「就業規則を修正するほどでは無いが全社に通達する必要がある情報」もShared Treeに集約したことで、全社員がすぐに確認できるようになりました。
また、最も多く集約されているコンテンツは、システムのバージョンアップに関する情報です。Shared Tree導入に伴い「バージョンアップ情報を調べるチーム」を結成し、新機能の内容と実際の画面キャプチャを取り入れて共有してもらっています。
これによって、コンサルタントが各々調査をする手間がなくなった上、画面キャプチャを見ることで実際のイメージを掴むことができるので、より的確な説明ができるようになりました。
Shared Tree 導入後、どのような成果・変化がありましたか？
情報を次々と共有してくれる積極的な社員が増えました。弊社では、投稿数が多い社員に対して表彰する制度を設け、社員を評価する際の指標に役立てています。
また、リモートワーク状況下で、Shared Treeの活用でスムーズな情報共有ができ、社内コミュニケーションの活性化にも役に立っていると感じています。
Shared Tree について、今後どういった活用・展開をお考えでしょうか？
カテゴリ設定を見直し、より使いやすくしていきたいと考えています。
Shared Treeではカテゴリを3階層まで設定可能ですが、現状は2階層までのカテゴリも複数存在しています。今後情報量がさらに蓄積されていくことを考えると、カテゴリを3階層まで設定しながら整理したいと思っています。
また、カテゴリ内の情報量に関して、製品や開発に関する情報は多く集約できているので「提案書」や「要件定義書」といった情報を増やしたり、サンプルの画像が表示されるように設定したりと、工夫しながらより使いやすい運用をしていきたいと考えています。
メッセージ
Shared Treeは、一般的な検索ツールの初期導入時に必要とされるようなコンテンツやファイルの追加作業にそこまで手間がかからず、カテゴリ設定さえしておけば簡単に使い始めることができるアプリケーションだと思っています。
さらに、社内に点在するコンテンツを自力で集める必要はなく「まずここを見てみよう」と欲しい情報を探す際の窓口としての役割も果たしているのでとても便利だと感じています。
カテゴリ設定の工夫次第では、情報共有する側もわかりやすく、探す側も欲しい情報にすぐにたどり着けるようになるかと思うので、最適なカテゴリ設定を見つけて選択していただければと思います。
※記事内容は2021年6月取材当時のものです。
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