株主会社会議室コンシェルジュは貸会議室ブランド『NATULUCK』の運営等のスペースシェア事業や、保育園事業として、企業主導型保育園「ぽかぽか保育園」の設立・運営など様々な事業を展開しております。「ぽかぽか保育園」では「子どもたちの笑顔を成長をより近くで見守りたい」という保育理念のもと、安心・安全が手厚く行き届くきめ細かい保育を実施しています。
同社ではShared Meeを2023年9月より、職員情報の管理から採用管理において、Shared Meeを活用していただいております。
本記事は、同社の保育園事業において、Shared Mee導入を推進した人事・広報業務を担当している廣岡様に、当時の課題やShared Mee導入の背景、今後の展望についてお話を伺いました。
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柔軟なカスタマイズ性、高いコストパフォーマンスが導入の決め手に
ーーShared Mee導入の目的や当時の課題について教えてください。
Shared Mee導入のきっかけは紙媒体で管理していた職員情報をシステム化しようと考え始めたことがきっかけでした。現在、5つの保育園を運営しており、全体の職員数は200名程度となります。各保育園で職員に対する雇用契約書や健康診断結果、個人情報などを紙の書類で管理していました。そのため、最新の職員情報をリアルタイムに把握しづらく、情報の取りまとめが煩雑になっていました。特に保育園を運営するためには年2〜3回程度、定期的に行政からの監査を受ける必要があり、その都度、各保育園から職員に関する情報を収集し、行政に提出するという業務に非常に時間がかかっていることが大きな課題でした。
ーー数あるシステムの中で、Shared Meeを選定いただいた理由は何だったのでしょうか。
Shared Meeを選んだ理由の一つは柔軟なカスタマイズ性です。前述したとおり、行政から監査を受ける業務上、職員に関する様々な情報を管理する必要があるため、一般的な業務管理システムでは対応しきれない部分が多くありました。
その点、Shared Meeは私たちの具体的なニーズに合わせてシステムをカスタマイズできるところが非常に魅力的でした。さらに、職員情報の管理だけでなく、採用管理や人事評価の機能も有して、一つのシステムで管理できるようになる点も大きなポイントでした。
また、他社と比較してもコストパフォーマンスが非常に高く、費用対効果の面でも導入の決め手となりました。
トライアル利用で自社での使い方を具体的にイメージできた
ーートライアル利用を約2ヶ月間利用していただきましたが、トライアル期間中の印象をお聞かせください。
まず、マニュアルが非常に分かりやすく、具体的なステップに沿って進めることができ、すぐにShared Meeの操作に慣れることができました。また、不明点があった場合には、迅速に対応いただき、画面を共有しながら、問題を解決できたことも非常に印象的でした。
通常、システムを導入する際には不安を抱えてしまうことが多いですが、手厚いサポートを受けることができ、スムーズに検証することができました。
定期的な打ち合わせも開催いただき、検証状況や要望を共有することで具体的なサポートや提案を受けながら、トライアルを進めることができました。
職員情報が一元管理され、どこにいても必要な情報へアクセス可能に
ーー実際にShared Meeを利用してみた感想をお聞かせください。
Shared Meeを導入後、まず業務全体の効率が飛躍的に向上したことを感じました。体感ですが、これまでの管理と比較すると50％程度、業務が削減されたと感じています。特に、これまで各園でバラバラに管理していた職員情報が一元化され、どこにいても必要な情報に即座にアクセスできるようになったことは大きな変化でした。経営層から在籍人数や平均年齢などを確認された際にも、レポート/ダッシュボードの機能を活用し、社員に関する情報に素早く回答ができるようになりました。
▲使用イメージ：組織の基本情報ダッシュボード画面
採用活動全体のプロセスが短縮され、採用決定までのスピードが約30％向上
ーー採用管理機能も活用いただいているとのことですが、どのように活用しているのかお聞かせください。
選考プロセスの管理や面接内容を記録するためにShared Meeを活用しており、採用決定までのスピードがこれまでより約30%程度向上しました。これまで面接のスケジュール管理や候補者のステータスの共有について、メールや電話で行っていたましたが、選考には複数の職員が関わるため、共有する作業だけでも非常に時間がかかっていました。これらの作業をShared Meeに置き換えて管理することで、採用関係者と簡単にリアルタイムで共有できるようになりました。
▲使用イメージ：応募者の評価表画面
研修の実施、職員からのフィードバックでShared Meeの定着化を促進
ーーShared Mee導入後、定着化で工夫したポイントがあれば教えてください。
まず初めに職員への研修を徹底しました。システムに不慣れな職員も多かったため、各園のリーダーを中心に基本的な操作説明や、業務にどのように活用できるかを段階的に教えていきました。また、導入直後は、職員の反応を確認したり、使い勝手に関して多くの意見が寄せられたりして、これらのフィードバックを元に、現場での実際のニーズに合った形にカスタマイズを重ねていきました。
また、Shared Meeを活用することで、職員自身の作業負荷も下がっていったため、システム化のメリットを実感し、自然に定着していったと感じています。
Shared Meeを活用し、最適な経営判断、人材配置を実現したい
ーーShared Meeを活用して、今後実現していきたいことについて教えてください。
採用計画機能を活用し、年間の採用業務を計画的に進めていきたいと考えています。また、採用チャネルの管理を行い、どこのチャネルからの応募者が多いのか、相性の良いチャネルはどこなのか等の分析を行っていきたいです。
合わせて、今後は職員一人ひとりの成長をより細かく把握し、それに基づいたキャリアパスを構築していきたいと考えています。そのためにShared Meeで職員の目標や評価を可視化し、適切なフィードバックを提供できる環境を整えていきたいと考えています。さらに、職員の情報や人事評価を分析し、今後の人材配置計画、人事戦略や経営判断にも役立てていきたいと考えています。
Shared Meeは私たちの業務プロセスを根本から変える可能性を秘めているため、今後も新しい機能を積極的に活用し、さらなる業務改善と組織の成長を目指していきたいです。
※掲載内容は2024年9月取材当時のものです。
