導入した部門の事業概要を教えてください。
我々株式会社鶴見製作所は、水中ポンプを主力とした各種流体システム・環境保全機器の製造・販売及び据付工事を行っている会社です。
その中で今回、Shared Treeを導入した部門は、私が所属している真空ポンプを取り扱っている部門です。受注生産で長期間かけて製作をしており、引き合いから受注、メンテナンスまでを管理しています。
ユーザー数は東京・大阪拠点合わせて24名（2020年11月現在）が使用しています。
どういった課題・お悩みをお持ちだったのでしょうか？
基本的に社員同士のやりとりはメールで行っていました。膨大な情報やデータを多くの社員に共有する場合はメールで一斉送信をする、という運用方法でした。しかし、メールだと大切な情報や頻繁に見直すべき情報が埋もれてしまい、知りたい情報を探し出すのに時間がかかってしまう状況でした。
また、全社向けの通達事項を電子掲示板で共有したり会議で通達したりすることもありました。しかし、これも集約場所が統一化されていないため、集約されていることが知られていない、または通達直後は覚えていても時間が経つと忘れられてしまう、といった課題もありました。
Shared Treeを導入したきっかけは？
Salesforceを運用し始めてしばらく経った頃「情報を整理できるツールがあればいいな」と思い始めるようになりました。その時は、Shared Treeの存在を知らなかったものですから「ゆくゆくはSalesforceのナレッジ機能を利用しようかな」と考えていました。
ちょうどそう考えていたタイミングでケイズコーポレーション（以下ケイズ）様からShared Treeのご案内をいただき、資料を見させてもらったことがきっかけです。
どういう運用・使い方をされているのでしょうか？
私含め2名がメイン担当として、Excelで管理していた情報やデータをShared Treeに移行し、メンテナンスを行いながら運用しています。
集約している主な内容は、業務に関するルール、商品の情報、お客様からのお問い合わせに対する回答例等で、特に多いのは技術的なFAQやトラブルシューティングです。
Salesforceを使いながらShared Treeを利用することが多いので、キーワードを入力したり関連する項目をクリックするだけで知りたい情報にすぐにたどり着けることがShared Treeの1番の使い勝手の良さだと実感しています。
どのような点で効率化ができたか教えてください。
以前は、欲しい情報を手に入れるのに余計な手間と時間がかかっていましたが、探す時間が大幅に減りました。付随して残業時間の削減や社員のストレス軽減にも繋がったと思っています。
また、商談時にお客様から質問された際、自分では回答できない内容でもShared Treeを活用することでタイムリーに回答できるようになりました。回答できなかった質問を持ち帰り、商談が間延びしてしまうという状況が減ったので効率化に繋がっていると感じています。
SharedTreeについて、今後どういった活用・展開をお考えでしょうか
現在は、全社員ではなく一部（東京拠点の部門にて主にシステム管理者）が使用している状況です。今後はもっと利用の人数を増やし、あらゆる部門の社員が持っている知識や便利機能、気づきなど有益な情報も全体で共有して、社内教育等にも活用していけるようなルール作りや定着化をしていきたいと考えています。
メッセージ
ケイズ様とお付き合いさせていただいてちょうど1年ほどになります。
思い起こせば、Salesforce導入当初、私自身ITリテラシーが高いとは言えない状態で立ち上げに不安を感じていましたが、Salesforceの知識や使い方についてのトレーニング研修を親身になって行っていただいたおかげで理解を深めることができました。ケイズ様無しではシステム導入が成功しなかったのではと思っております。
おかげさまで、今では定着化も進み、予想以上の効果を得られています。弊社内でも良い評価をいただいておりますので、プロジェクトも順調に進んでいると感じています。
要件定義から業務プロセスの理解把握、そしてシステム導入の定着化のしやすさまで、熱心に取り組んでくださり、非常に感謝しています。
継続的な保守分野についても力を貸していただきたいと考えていますので、これからもよろしくお願いいたします。この度はありがとうございました。
※記事内容は2020年11月取材当時のものです。
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