テレワーク環境下での弊社の活用ツールをご紹介

こんにちは。
ケイズコーポレーション 経営企画部 業務企画グループの堀井です。

新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革の施行として、テレワークを導入する企業が増えていますが、弊社でも2020年から全社員のテレワークを導入しています。

一般的にテレワークのメリット・デメリットは以下の通りと言われています。

メリット

・通勤の負担がなくなる
・働く環境が自由になる（自宅テレワーク、サテライトオフィス、ワーケーションなど）

デメリット

・対面でのコミュニケーションが取れない
・できる業務が限られていて働きづらい（郵送対応、決済処理など）

他にも様々なメリット・デメリットはありますが、
弊社では極力出社時と同様の業務効率を実現できるように工夫しています。
本記事では上記の内容を中心に執筆していきたいと思います！

今回は弊社のテレワーク業務で活用しているツールをご紹介します。
テレワーク業務の効率化や、コミュニケーション活性化の参考になれば嬉しいです。

テレワークで活用しているツールの紹介

弊社で活用しているツールは主に4つとなります。

Salesforceの活用

Salesforceを活用していることで、テレワークでも出社時と同様の業務が可能となっています。
例えば
・営業の商談管理
・コンサルタントのプロジェクト進捗管理
・予実進捗管理
・カスタマーサポートチームの顧客対応履歴管理
など、弊社で行う業務は全てSalesforceを活用しています。

また、以前まで郵送対応していた契約書や注文書などの書類はクラウドサイン化し、Salesforceの取引先にPDFで保存して営業へ共有しています。
書類を受領した営業担当者はメールやChatterでお客様に共有できるようになったので
郵送対応も出社せずに対応できるようになりました。

全社向けの連絡はSalesforceのChatterを用いることも多いですが、
情報が埋もれてしまわないように「Shared Tree」も積極的に活用しています。
リリースの情報、ナレッジ、質問などもShared Treeに蓄積させています。

〉〉Shared Treeは【こちら】

勤怠や経費はTeamspirit (AppExchange)で管理しています。
テレワークでも不便なく勤怠や経費を管理することが可能です。

日々の作業日報管理は「Shared Day」を活用しています。
作業者は1日の作業予定を立て、朝会にて上司に報告。
上司は予定を確認し、作業終了時に予定と実績を見比べることで、テレワーク化でのメンバーの1日の作業状況を見える化しています。

〉〉Shared Dayは【こちら】

また前回の記事でも紹介しましたが、社員評価はShared Meeを活用しています。
〉〉前回のブログ記事（評価制度のご紹介）は【こちら】

Teamsの活用

Teamsでの活用方法は主に下記の通りです。

打ち合わせ関連

◇社内での内部打ち合わせ

画面共有をはじめとした様々なドキュメント共有機能を活用しています。
（ホワイトボード、メモ機能など）

◇お客様との打ち合わせ

お客様へお渡ししたい資料も会議のチャットで素早く送付することもできるので、対面での打合せよりも効率的です。

社内コミュニケーション

◇チーム機能の活用

プロジェクト毎にチームを立てることで、1つのプロジェクトに対するドキュメント管理がしやすくなります。

◇ SharePoint の活用

チームで用いるファイルはSharePointで共有しています。

◇グループチャット機能の活用

プロジェクトによっては他部署との連携が多く発生するため、施策毎にグループチャットを立ち上げ部署を横断したコミュニケーション活性化を試みています。

このようにコミュニケーションツールだけに留まらず、プロジェクト管理やドキュメント管理など多岐にわたる業務活用を行っております。

backlogの活用

backlogの活用方法は主に下記の通りです。

タスク管理

◇マイルストーンの活用

マイルストーンを活用して開発やリリースの管理をしています。ホーム画面では各マイルストーンの完了状況が一覧で確認できます。

◇ボードの活用

自分のタスクを状況別に一覧で確認しています。ドラッグ&ドロップでタスクの状況を簡単に変更できます。

◇ガントチャートの活用

朝会などでガントチャートを活用することで、チームメンバーのタスク進捗確認をしています。

文書管理

◇Wikiの活用

Wikiを活用して議事録や備忘録などの文書を管理しているので、チーム内での共有文書をスムーズに確認することができます。

バージョン管理

◇Gitの活用

ソースコードもbacklogで管理しています。

このようにタスク管理だけでなく、文書やGit管理としても活用しております。

oViceの活用

oViceの活用方法は主に下記の通りです。

社員間コミュニケーション

◇フロア機能

テレワークでも出社時の時と同じようにオフィスにいるメンバーに話しかけるような仕組みを展開しております。
例えば・・・
・わざわざWeb会議を開催するまでもない会話や情報交換
・毎朝行われる朝会の実施（会議室の機能を利用）
・ドキュメント共有するための画面共有

上記のように、社員間のコミュニケーションを出社時と同じ水準でできるように工夫しております。

〜社内の声〜
Web会議に比べて話しかけやすいので些細な業務の相談の他、息抜きに同僚に話しかけて雑談することもでき、大変重宝しております。

業務以外の用途でもコミュニケーションは重要と考えており、弊社ではテレワーク中常にログインし、コミュニケーションを取りやすい環境づくりを心がけております。

以上が弊社のテレワーク業務で活用しているツール紹介になります。
来月からは各職種の社員のテレワーク業務を紹介させていただく予定です！
To be continued…